會議(yì)期間召開新聞發布會有哪些好處？

    新聞發布會議(yì)形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來(lái)說(shuō)，酒會更自(zì)由、随意一些，非正式一些，氣氛也相(xiàng)對輕松一些，它可(kě)以單獨召開，也可(kě)以附屬于其它形式，比如(rú)，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問(wèn)”爲主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人(rén)執行即可(kě)，而記者招待會一般有更高層次官員(yuán)出席。在這些形式中，最爲常見(jiàn)的是新聞發布會。   
    新聞發布會要素：  
    目的   
    信息發布的目标受衆   
    拟邀請(qǐng)對象   
    發布會規模   
    新聞發布會涉及到的事(shì)情大(dà)同小異，一般來(lái)說(shuō)，包括這幾大(dà)部分(fēn)：  
    1、活動策劃與主題确定   
    2、節目策劃與議(yì)程安排  
    3、資料準備  
    4、與會人(rén)員(yuán)邀請(qǐng)、溝通與确定  
    5、時間、場地落實與場景布置  
    6、産品展示、演示與信息發布  
    7、現場氣氛控制  
    一、清楚發布會所要達成的目标，發布會的類型，以确定其規格、方向和基本風(fēng)格。  
    大(dà)體上，新聞發布會可(kě)以分(fēn)爲如(rú)下幾個類别，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路(lù)：  
    1、政治性——嚴肅感  
    2、高科(kē)技産品類——正規中帶有活潑  
    3、農業類别——親切、環保  
    4、文化類别——文化感、曆史感  
    5、一般工(gōng)業品——科(kē)技感、品質感  
    6、娛樂類——活潑，前衛  
    7、時尚産品——經典中帶有時代氣息  
    8、工(gōng)藝品類——經典、古拙   
    9、其他(tā)類别——相(xiàng)應的風(fēng)格  
    二、成立籌委會，組織相(xiàng)關的人(rén)員(yuán)，确定組織、人(rén)員(yuán)保障。  
    一個發布會牽涉到方方面面，各項工(gōng)作(zuò)相(xiàng)互鏈接，相(xiàng)互聯系，彼此交叉，必須統籌安排，多管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。  
　 建立組織的原則：一是“專業原則”，專業的人(rén)做專業的事(shì)，知人(rén)善任。比如(rú)，經銷商的溝通，市場銷售部門(mén)是對口部門(mén)。其中，專家、官員(yuán)溝通一般要公關負責人(rén)、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都(dōu)是公關部門(mén)人(rén)員(yuán)的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組；二是“平衡原則”，因事(shì)設組，每個組的工(gōng)作(zuò)量相(xiàng)對平衡；三是“分(fēn)工(gōng)原則”，分(fēn)工(gōng)應該明确，職責分(fēn)明，以防止互相(xiàng)推委的現象，另外，隸屬分(fēn)工(gōng)和橫向協作(zuò)都(dōu)要明确；四是“扁平原則”，一般在大(dà)型的活動中有多層次的“金字塔”結構，但(dàn)在中型的活動中，不宜層級大(dà)多，以保證靈活機(jī)動，人(rén)員(yuán)不要太多，精幹、高效爲要；五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但(dàn)一旦加入組織機(jī)構，人(rén)員(yuán)就(jiù)應受規章(zhāng)制度的約束。  
　　發布會通常牽涉到各個部門(mén)，一般來(lái)說(shuō)，公司或組織得(de)高層及分(fēn)管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至于最高領導人(rén)會有些講話(huà)和表态。在整個活動中，相(xiàng)關部門(mén)人(rén)員(yuán)的工(gōng)作(zuò)可(kě)能在時間上會與其日(rì)常工(gōng)作(zuò)相(xiàng)沖突，赢得(de)各個部門(mén)的理(lǐ)解和支持很重要。  
　　籌辦新聞發布會，牽扯的精力和時間比較多，條件(jiàn)許可(kě)的話(huà)，應該請(qǐng)專業公司代理(lǐ)。  
三、确定時間、流程與目标管理(lǐ)，并做好反饋、調整。   
　　時間的控制，一般以時間進度表（倒計(jì)時）的方式來(lái)表現。注意在安排的時間上要合理(lǐ),同時要留有餘地，一般來(lái)說(shuō),前面的時間、進度要安排得(de)緊湊一些，保證後面有時間來(lái)調整、完善。  
　　整個活動是一個系統工(gōng)程，流程管理(lǐ)是指在活動中各項工(gōng)作(zuò)内容之間的相(xiàng)互銜接、協調和配合關系及其有機(jī)組合的過程管理(lǐ)。比如(rú)在活動中，主題内容、意義确定才能确定議(yì)程、規格，規模、規格确定才能确定人(rén)數，人(rén)數确定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理(lǐ)使總協調人(rén)對于整個活動的各個部分(fēn)有着清晰的認識，便于找出工(gōng)作(zuò)的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。  
    四、活動策劃、确定活動主題。  
    活動策劃主要包括如(rú)下内容：  
    1、會議(yì)議(yì)程策劃安排大(dà)多數發布會整個過程就(jiù)是講話(huà)，念稿件(jiàn)，例行演示。實際上，盡管發布會是一個正式的會議(yì)，但(dàn)可(kě)以做得(de)更活躍一些，尤其是會議(yì)的開幕。  
　　 在會議(yì)議(yì)程安排時，注意緊湊、連貫，從(cóng)實踐來(lái)看(kàn)，一般控制在一到兩個小時爲宜。特别是發言的時間，演講稿件(jiàn)字數應該控制在把問(wèn)題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短(duǎn)，實踐中，15分(fēn)鍾到20分(fēn)鍾之間比較合适。  
2、主題策劃發布會的主題，可(kě)以有多種取法，常見(jiàn)的是在主題中直接出現“XXX發布會”字樣，也有的有一個大(dà)的主題，下面爲正題，也有兩者的結合。  
　　另外，按照(zhào)國(guó)家新聞出版有關部門(mén)的規定，凡是主題中有“新聞”字樣的發布會，須經國(guó)家新聞出版部門(mén)的審批。一般來(lái)說(shuō)，實踐中，很多企業略去(qù)“新聞”字樣，采用其它稱法。  
　　确定參會人(rén)員(yuán)是一項很重要的工(gōng)作(zuò)，也是一個變化較多的因素，而它的變化将影(yǐng)響到整個發布會的規格與規模，進而影(yǐng)響發布會的各個因素。比如(rú)，重要人(rén)物的出席和缺席可(kě)能影(yǐng)響規格，或者方便起見(jiàn)，會議(yì)地點或會議(yì)的一部分(fēn)内容改爲機(jī)場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工(gōng)作(zuò)控制的“關鍵點”，宜重點來(lái)抓。  
　　參會人(rén)員(yuán)的選擇上，服務發布内容需要的原則，選擇相(xiàng)關性強的人(rén)員(yuán)參加。一般來(lái)說(shuō)，官員(yuán)都(dōu)選擇講話(huà)較有份量的人(rén)物，而專家則是在該領域有建樹(shù)或名氣大(dà)的人(rén)。  
　　 新聞記者則是發布會的重頭，一般來(lái)說(shuō)，先造一份拟邀請(qǐng)的名單，提前一周時間發出邀請(qǐng)函，然後電話(huà)落實。時間較突然的新聞事(shì)件(jiàn)可(kě)以采用電話(huà)和傳真的方式。落實好後做好分(fēn)類的統計(jì)工(gōng)作(zuò)。  
五、拟定活動策劃案和具體操作(zuò)方案。  
　　活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術(shù)文本，供策劃活動用。一般來(lái)說(shuō)，會議(yì)核心成員(yuán)才提供。   
　　 具體操作(zuò)方案則是用于企業内部或者協助代理(lǐ)公關公司，指導整個活動的具體操作(zuò)，一般比較詳細，具體到每一個人(rén)每一步，甚至具體到胸卡的内容，時間上具體到分(fēn)鍾。一般會議(yì)人(rén)員(yuán)人(rén)手一份。  
六、新聞通稿及相(xiàng)關資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件(jiàn)袋的形式，整理(lǐ)妥當，按順序擺放(fàng)，再在新聞發布會前發放(fàng)給新聞媒體，順  序依次爲：  
    1、會議(yì)議(yì)程  
    2、新聞通稿  
    3、演講發言稿  
    4、公司/組織宣傳冊  
    5、有關圖片  
    6、紀念品(或紀念品領用券)  
    7、企業新聞負責人(rén)名片(新聞發布後進一步采訪、新聞發表後寄達聯絡)  
    新聞通稿包括如(rú)下：  
    1、消息稿。字數較短(duǎn)，一般在1000字以内，發布起來(lái)快(kuài)，有的媒體在發布會結束不到一小時就(jiù)已經出版。  
    2、通訊稿。篇幅較長，内容充實，一般是深度分(fēn)析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問(wèn)題可(kě)以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可(kě)，通訊稿則可(kě)以從(cóng)不同角度提供多篇，也可(kě)以以答記者問(wèn)的形式表現。  
    3、背景材料。  
    4、圖片資料。  
    以上資料一般以書(shū)面形式提供，也可(kě)以另外附電腦光(guāng)盤、軟盤的形式。  
    5、重要發言。對新聞記者有用的發言稿。比如(rú)，企業最高負責人(rén)的發言，技術(shù)、營銷分(fēn)管領導的發言等，有些有新聞價值的代表的發言也可(kě)以列入新聞記者的資料中，但(dàn)是以對記者報道有益爲标準。  
    6、公司或組織的宣傳冊。  
    7、參會重要人(rén)物、知名人(rén)士材料。  
    七、時間選擇與場地落實、現場布置。  
　 時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發布時機(jī)選擇不同，效果迥異。  
企業發布會有時要避開重大(dà)的事(shì)件(jiàn)、會議(yì)，比如(rú)“兩會期間”版面較緊張，記者也大(dà)多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機(jī)，比如(rú)相(xiàng)關性大(dà)的時候，起到借勢的效果。  
　 另外，在時間上，一般選擇人(rén)們容易記起的日(rì)子，如(rú)節日(rì)，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日(rì)。如(rú)果是星期六、星期天或其他(tā)節假日(rì)，可(kě)以考慮在下午進行。  
    場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：  
    一、是品位與風(fēng)格。  
    場地可(kě)以選擇戶外，也可(kě)以選擇在室内，但(dàn)以室内爲常見(jiàn)。因爲各方面的配套好一些。  
    酒店(diàn)有不同的星級，從(cóng)此次發布會來(lái)看(kàn)，選擇五星級或四星級是可(kě)以的。  
    另外，非正式的會議(yì)，或離(lí)自(zì)然、健康較近的産品屬性，可(kě)以選擇在避暑山(shān)莊等地召開。  
    酒店(diàn)也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店(diàn)的風(fēng)格要注意與發布會的内容相(xiàng)統一。  
    二、是實用性與經濟性。  
    會議(yì)廳容納人(rén)數？主席台的大(dà)小？投影(yǐng)設備、電源？布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)？相(xiàng)關服務如(rú)何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理(lǐ)？有沒有空間的浪費？等等，這些都(dōu)要考慮。  
    三、是方便性。  
    離(lí)主要媒體、重要人(rén)物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？  
    現場布置包括：  
    1、背景布置。主題背景闆，内容含主題、會議(yì)日(rì)期，有的會寫上召開城(chéng)市，顔色、字體注意美觀大(dà)方，顔色可(kě)以企業VI爲基準。  
    2、酒店(diàn)外圍布置，如(rú)酒店(diàn)外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門(mén)等，各個酒店(diàn)有所不同，有的允許，有的不允許。  
    3、席位擺放(fàng)。  
    擺放(fàng)方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放(fàng)，有的非正式、討(tǎo)論性質的會議(yì)是圓桌擺放(fàng)式。注意确定主席台人(rén)員(yuán)。不過，現在很多會議(yì)采用主席台隻有主持人(rén)位和發言席，貴賓坐(zuò)于下面的第一排的方式。   
    擺放(fàng)原則：“職位高者靠前靠中，自(zì)己人(rén)靠邊靠後”。  
    注意席位的預留，一般在後面會準備一些無桌子的坐(zuò)席。  
    4、相(xiàng)關設備在發布會前要反複調試，保證不出故障。  
    5、簽到與迎接：一般在大(dà)堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店(diàn)有這項服務。事(shì)先可(kě)請(qǐng)好禮儀小姐(jiě)迎賓。一般會議(yì)會要求與會者留下名片，準備好“請(qǐng)賜名片”盒。  
    八、現場控制。  
　 現場控制是體現總協調人(rén)應變能力的一環，事(shì)實上，一個好的協調人(rén)會将工(gōng)作(zuò)做在前面：首先是預防變數的發生(shēng)。比如(rú)平時做一些培訓，事(shì)前做一些排練。從(cóng)實踐來(lái)看(kàn)，現場的突變往往是因爲溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事(shì)前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理(lǐ)技巧。   
　 對于前來(lái)的官員(yuán)、經銷商要有人(rén)陪同和溝通，對于前來(lái)的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對于記者個人(rén)挖掘的新聞一般不宜轉告他(tā)人(rén)。  
　 在氣氛的控制上，總協調人(rén)處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人(rén)，如(rú)果是自(zì)己主持則會好一些，但(dàn)往往是分(fēn)身(shēn)乏術(shù)，因此在發布會中，需要提前安排好一些事(shì)情，事(shì)先要與主持充分(fēn)溝通，讓他(tā)(她)對整個會議(yì)的風(fēng)格有個大(dà)緻的了解與把握。  
　 在産品的演示講解過程中，可(kě)以用一些現代科(kē)技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相(xiàng)、幻燈片等，以助與會者的理(lǐ)解。  
　 答記者問(wèn)上，一般來(lái)說(shuō)，由一位主答人(rén)負責回答，必要時，如(rú)涉及到專業性強的問(wèn)題，由他(tā)人(rén)輔助。  
　 在國(guó)内，大(dà)多數記者不會提惡意刁難的問(wèn)題，有時連善意刁難的問(wèn)題都(dōu)少涉及到，往往覺得(de)太不精彩。事(shì)實上，提問(wèn)能夠反映記者對會議(yì)内容理(lǐ)解、把握的廣度和深度，是記者站在大(dà)衆的立場提出争議(yì)點、重點、難點和大(dà)衆關心的“點”，更有助于傳播。   
　發布會前一般會準備記者答問(wèn)備忘提綱，并在事(shì)先取得(de)一緻意見(jiàn)，尤其是主答和輔助答問(wèn)者要取得(de)共識。  
　 在發布會的過程中，對于記者的提問(wèn)應該認真作(zuò)答，對于無關或過長的提問(wèn)則可(kě)以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業秘密的問(wèn)題，有的可(kě)以直接、禮貌地告訴它是企業機(jī)密，一般來(lái)說(shuō)，記者也可(kě)以理(lǐ)解，有的則可(kě)以委婉作(zuò)答。不宜采取“無可(kě)奉告”的方式。對于複雜而需要大(dà)量的解釋的問(wèn)題，可(kě)以先簡單答出要點，邀請(qǐng)其在會後探討(tǎo)。  
　 整個會議(yì)應有正式的結尾。如(rú)果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自(zì)助宴會等，在會議(yì)結束時，由主持人(rén)通知時間與地點。   
　 發布會後，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。