如(rú)何組織新聞發布會 ？

一、新聞發布會概述

 

1、定義

 

新聞發布會是由發布信息的主體（政府、企業、非營利組織）選定時間、地點，有媒體記者參與的問(wèn)答式會議(yì)；新聞發布會是發布主體爲公布重大(dà)信息或解釋新的方針政策而邀請(qǐng)記者參加的會議(yì)，因此通常在記者提問(wèn)前有一段主動發布新聞的時間。

 

2、特點

 

新聞發布會是常見(jiàn)的新聞發布形式，一般對所有相(xiàng)關的媒體開放(fàng)，發布的内容可(kě)以全部公開。新聞發言人(rén)在記者提問(wèn)前主動發布的内容十分(fēn)重要，它爲整個新聞發布會定下基調。新聞發布會要求發言人(rén)具備較高的掌控回答方向的能力，能夠使記者的提問(wèn)不偏離(lí)發布會的基調。

 

3、适用範圍

 

根據新聞發布會規模較大(dà)、權威性強的特點，應在确實有重大(dà)新聞需要公開時才舉辦；否則耗時耗力，記者也不一定感興趣。隻有當發布主題足夠重要、内容足夠豐富、對記者具有足夠的吸引力時，才适合召開新聞發布會。因此在新聞發布會之前發言人(rén)要按照(zhào)新聞規律對發布稿字斟句酌，并對記者可(kě)能提出的問(wèn)題進行充分(fēn)的預測和準備。

 

二、新聞發布會的3成功要素

 

1、 調研輿情——媒體想知道什麽？

 

首先要了解新聞發布會媒體及其特點，以黨報黨刊爲代表的主流媒體與新興商業化媒體的關注點不同，大(dà)陸媒體，港澳台媒體與國(guó)外媒體的興趣點也不同。由于各種媒體的政治立場、受衆構成、辦報方針等存在很大(dà)的差别，所以來(lái)自(zì)各個媒體的記者提問(wèn)也會有不同的側重點和角度。爲了“猜題”的命中率高，因此新聞發言人(rén)必須了解不同媒體的特點。

一般國(guó)内記者主要關心大(dà)陸和所在區域的問(wèn)題，香港、台灣的記者也是更多關心各自(zì)地區的問(wèn)題。西方記者則關注中國(guó)的政治、社會、經濟等各方面的情況，以及關系到他(tā)們本國(guó)利益的問(wèn)題，而且他(tā)們體溫會比較尖銳。

所以，在新聞發布會前應掌握：

哪些媒體将派記者參加？

這些媒體的讀(dú)者、觀衆或聽衆是誰？

它在相(xiàng)關問(wèn)題上做過怎樣的報道？

另外，調研近期媒體關注的熱(rè)點問(wèn)題也十分(fēn)必要：

搜索一下媒體最近討(tǎo)論較多的話(huà)題有哪些？

是否會與你(nǐ)将要發布的内容聯系起來(lái)？

調研輿情的方法主要是閱讀(dú)報紙雜志、收看(kàn)收聽電視廣播、浏覽新聞網頁等，還(hái)可(kě)以利用網絡上免費的搜索引擎或者專業的數據庫，通過新聞發布内容的關鍵詞搜索相(xiàng)關報道。輿情調研之後應列出一張問(wèn)題單，把記者曾問(wèn)過的、可(kě)能要問(wèn)的問(wèn)題進行彙總。

 

2、 确定口徑——你(nǐ)想讓媒體知道什麽？

 

口徑是指發布方對某個問(wèn)題權威、準确、一緻的回答。确定口徑包括兩方面内容：一是根據掌握的媒體情況，針對他(tā)們關心的問(wèn)題準備回答；二是必須注意的是，盡管記者會問(wèn)到很多問(wèn)題，但(dàn)是新聞發言人(rén)不能夠被記者的問(wèn)題牽着鼻子走，要在發布會前明确這次新聞發布會的主題，并且圍繞這個主題确定口徑。

确定口徑首先要準确把握本部門(mén)的情況。新聞發言人(rén)應該能夠列席本部門(mén)的重要會議(yì)，了解決策層在關鍵問(wèn)題上的态度，确保各分(fēn)支機(jī)構傳來(lái)的信息無誤、及時。新聞發言人(rén)要對将要發布的信息進行收集、整理(lǐ)、提煉，口徑就(jiù)是對新聞發布中的主要内容的概括，它的表達應是準确、簡練和易懂(dǒng)的。這樣既便于新聞發言人(rén)記憶，記者也容易理(lǐ)解。确定口徑需要考慮到以下問(wèn)題：

新聞發布會的主題以及想要傳遞的核心信息是什麽？

目前已經掌握的相(xiàng)關信息有哪些？還(hái)缺少哪些信息？

決策領導對新聞發布内容的意見(jiàn)，尤其是對敏感問(wèn)題的意見(jiàn)如(rú)何？

還(hái)有哪些纰漏掉的問(wèn)題沒有确定口徑？

新聞發言人(rén)應把重要問(wèn)題的口徑牢記在心，或者制作(zuò)稱方便查找的小冊子。發言人(rén)還(hái)可(kě)以爲一條敏感問(wèn)題的口徑準備幾種不同的表達方式，在新聞發布會過程中用變化的語言不斷重複同一個意思，從(cóng)而加深記者的印象。

 

3、 包裝信息——什麽樣的信息會成爲媒體上的新聞？

 

新聞發布的内容不能一味遷就(jiù)媒體也不能自(zì)說(shuō)自(zì)話(huà)，應該将那些需要公衆知曉的信息加以包裝，使他(tā)們更具新聞性以獲得(de)媒體的報道。也就(jiù)是說(shuō)，新聞發言人(rén)要用記者的方式傳播自(zì)己的立場。記者的方式包括：選擇新鮮的角度、戲劇(jù)性的情節、吸引人(rén)的直接引語，使用通俗的語言、直觀的圖表、必要地背景介紹等。如(rú)何讓你(nǐ)的資料變成明天的新聞，這還(hái)将具體闡述。

如(rú)果目前你(nǐ)認爲自(zì)己還(hái)不具備足夠的新聞敏感，那麽你(nǐ)至少要具備爲記者提供周到服務的意識；即内容做不到家，但(dàn)形式必須做充分(fēn)，這樣對記者也有很大(dà)的幫助。例如(rú)在新聞發布會現場布置道具：張貼突出了發布會印象；在會場使用電腦、投影(yǐng)儀、黑(hēi)闆（白(bái)闆）等設備，向記者演示、屆時難懂(dǒng)的專業内容等。此外還(hái)可(kě)以根據新聞發布的主題，選擇适當的場地，不一定總是在新聞發布廳裡(lǐ)。

 

三、新聞發布會的準備

 

1、 确定發布會的主題

 

在召開新聞發布會之前，首先要在輿情調研的基礎上确定是否有召開發布會的必要，記者會不會對發布的主題感興趣，能否完成準确詳盡的報道？否則，很有可(kě)能費盡周折也請(qǐng)不到所需的媒體到場，即使到場也不做報道。

新聞發言人(rén)應該挖掘發布會主題的新聞點，既要突出自(zì)己的立場也要符合記者的需求，幫助媒體設計(jì)一個“新聞鈎”，就(jiù)像一個“引子”将你(nǐ)的信息順理(lǐ)成章(zhāng)地推銷出去(qù)。

一場新聞發布會通常僅設置一個總的主題，圍繞該主題可(kě)以提供幾條重點信息。爲了使記者的報道更集中、力度更大(dà)，重點信息不能太多，最好不超過3條。

 

2、 确定發布人(rén)和主持人(rén)

 

根據發布主題确定最适合的發布人(rén)選。一般來(lái)說(shuō)，發布人(rén)職位越高、名聲越響，對媒體記者的吸引力越大(dà)；但(dàn)是選擇發布人(rén)的第一标準應以掌握發布内容的程度來(lái)衡量，對發布内容越熟悉，參與相(xiàng)關決策越多，其權威性越強，更容易應變記者提出的各種問(wèn)題。此外，發布人(rén)最好是經過新聞發言人(rén)培訓的人(rén)員(yuán)，懂(dǒng)得(de)對待記者的基本原則和回答棘手問(wèn)題的技巧。發布人(rén)可(kě)由身(shēn)經百戰的新聞發言人(rén)自(zì)己擔當，對于專業性強的主題，也可(kě)以請(qǐng)相(xiàng)關的分(fēn)管領導、專家出任。

發布會的主持人(rén)一般由新聞發言人(rén)擔任，主要負責把握發布會的節奏：宣布發布會開始和結束、說(shuō)明發布會主題、介紹發布人(rén)、指定記者提問(wèn)。在例行新聞發布會上，新聞發言人(rén)一般兼任發布人(rén)、主持人(rén)雙職，一個人(rén)完成一場新聞發布，一般以站姿發布。

 

3、 确定發布會的時間

 

确定發布會的時間包括兩點：一是發布會在哪一天舉行，二是在這一天的什麽時候舉行。

在哪一天舉行主要是從(cóng)發布會的效果考慮：這一天發布是否能與某相(xiàng)關熱(rè)點事(shì)件(jiàn)聯系起來(lái)？另外，這一天發布是否會與其他(tā)重要事(shì)件(jiàn)沖突，而分(fēn)散了媒體的注意力？例如(rú)，世界杯足球賽期間，其他(tā)體育新聞被報道的篇幅就(jiù)會減少。

在這一天什麽時候舉行主要考慮媒體的截稿時間：大(dà)部分(fēn)新聞機(jī)構的截稿時間在中午以後，黃(huáng)金時間的電視新聞在下午截稿，日(rì)報一般在晚上截稿。爲了給記者留出充裕的事(shì)件(jiàn)消化發布資料，編寫新聞，發布會最好安排在上午10點，最晚也不要超過下午3點。一場發布會的時長一般控制在1小時左右。

對于重大(dà)突發事(shì)件(jiàn)的新聞發布會，原則是越快(kuài)越好，不論在什麽時間都(dōu)可(kě)以立即召開發布會，向記者通報最新情況、澄清事(shì)實，以免謠言泛濫。突發事(shì)件(jiàn)的新聞發布可(kě)以時間很短(duǎn)，多次召開，一有新的情況就(jiù)向記者透露，抓住他(tā)們的注意力。

 

4、 确定發布會的地點

 

确定發布會的地點主要是考慮給記者創造各種方便采訪的條件(jiàn)。一是交通應比較便利，能夠解決停車問(wèn)題。二是會場設備齊全，如(rú)滿足拍(pāi)攝需要的輔助燈光(guāng)、網絡直播所需的網絡插口、擴音設備、電源插座等，盡可(kě)能照(zhào)顧到各種媒體的技術(shù)需求。三是會場應相(xiàng)對封閉，以免外面人(rén)走動、說(shuō)話(huà)幹擾發布會。

特定主題的新聞發布會，可(kě)以選擇有特色的發布場所，以增強傳播效果。

 

5、 确定媒體名單并邀請(qǐng)記者

 

在對媒體了解，調研之後，根據試圖達到的信息傳播範圍和影(yǐng)響力來(lái)确定媒體的覆蓋面積和級别，考慮如(rú)何配合選擇報紙、雜志、廣播、電視、網絡各種媒介；另外還(hái)要考慮這個媒體是國(guó)際性的、全國(guó)性的還(hái)是地方性的。确定邀請(qǐng)媒體的名單，還(hái)應根據新聞發布會的主題，考慮行業類媒體的選擇，如(rú)财經類、體育類、教育類、衛生(shēng)類、法制類等。

邀請(qǐng)對象一經确定，應提前發出采訪通知。這樣可(kě)以刺激電視新聞記者事(shì)先進行背景拍(pāi)攝，并讓對主題不熟悉的人(rén)有機(jī)會了解一些背景。對采訪通知和發布主題的反應可(kě)以幫助我們确定散發資料的内容。發布會前新聞發言人(rén)應主動與記者接觸，了解他(tā)們關心的問(wèn)題。

 

6、 準備發布會資料

 

發布會材料的收集整理(lǐ)是發布會準備工(gōng)作(zuò)中最重要的也是最花費精力的環節。發布會材料的準備應圍繞發布會的主題，依據确定的口徑。發布會材料包括文字資料，也可(kě)有圖像和實物資料。

準備發布會材料需經曆5個步驟：由新聞辦公室進行輿情調研，由各相(xiàng)關部門(mén)提供基礎材料，由新聞發言人(rén)及其助手發布會材料，有決策領導審批發布會材料，最後再由新聞辦公室校(xiào)對并印刷。

 

7、 發布會的會務準備

 

會務工(gōng)作(zuò)主要包括3各方面：會場設置、設備調試、現場分(fēn)工(gōng)。

 

(1)會場設置

會場設置主要完成背景闆、展闆、橫幅、宣傳畫(huà)等的設計(jì)和裝貼，主席台及座簽的擺放(fàng)，記者座位的布置，翻譯間和網絡直播台的安排，簽到處和資料發放(fàng)台的擺放(fàng)等。

 

(2)設備調試

設備調試主要是檢查話(huà)筒的聲量是否能夠到達會場的每個角落，固定電話(huà)、移動話(huà)筒及音箱之間是否會産生(shēng)噪音，燈光(guāng)的亮度是否合适，空調是否運行正常，電源插座，網絡接口等是否都(dōu)完好，用于備份的錄音、錄像設備是否已充足電，如(rú)果使用投影(yǐng)儀是否可(kě)與電腦正常連接并且後排能否看(kàn)清，同聲傳譯設備的信号是否清晰無幹擾。

 

(3)現場分(fēn)工(gōng)

在發布會前就(jiù)要制定好每一位工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)在現場的任務，明确分(fēn)工(gōng)。發布會現場的工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)主要包括以下幾種。

總協調員(yuán)：負責整體調度、處理(lǐ)突發情況、迎接發言人(rén)；

記者接待員(yuán)：負責簽到、發放(fàng)資料；

設備調控員(yuán)：負責現場音響、燈光(guāng)等的正常運行；

會場服務員(yuán)：負責安排記者座位、給記者提供茶水點心、遞送話(huà)筒。

除此之外，有的發布會還(hái)需要翻譯人(rén)員(yuán)和速錄人(rén)員(yuán)。

 

8、 進行一場模拟發布會

 

模拟新聞發布會可(kě)以完全按照(zhào)發布會的日(rì)程進行一遍；如(rú)果時間有限，也可(kě)以更有針對性，比如(rú)重點模拟容易出錯的記者提問(wèn)環節，還(hái)有與主持人(rén)的配合等。模拟新聞發布會的記者應由專業培訓機(jī)構人(rén)員(yuán)或可(kě)信賴的職業記者扮演，提出的問(wèn)題越尖銳越好，這樣可(kě)以使發言人(rén)意識到在現場可(kě)能會出現的缺失。

模拟新聞發布會最好在正式的發布廳進行，不知攝像機(jī)和燈光(guāng)，制造出現場氣氛。在模拟發布會中，新聞發言人(rén)要留意這樣一些問(wèn)題：

哪幾個問(wèn)題出乎我的意料？

哪些提問(wèn)方式使我情緒波動了？

哪些回答我感覺不夠好？

 

四、發布會材料

 

1、 爲新聞發言人(rén)準備的資料

 

爲新聞發言人(rén)準備的資料，即發布方資料，一般包括4種：主持人(rén)的主持詞、發布人(rén)的發布稿、答問(wèn)參考、輔助材料。

 

2、 爲記者準備的資料

 

發言人(rén)給記者準備的材料，即媒體方材料，常見(jiàn)的有7種：新聞通稿、新聞事(shì)實資料、背景材料、問(wèn)答材料、專家名單、圖像動畫(huà)資料、發布會材料清單。如(rú)果邀請(qǐng)了外國(guó)記者，應同時準備英文材料。